O que a sua contabilidade deveria estar te dizendo

Existe uma conversa que se repete quase toda semana no escritório. O empresário chega, senta, e em algum momento diz alguma variação disto: "eu pago o meu contador há anos, mas se você me perguntar o que ele faz, eu não sei responder."

Não é falta de atenção de quem pergunta. É que a contabilidade costuma chegar até o cliente na forma de uma guia para pagar e um pedido de documento — e é difícil entender um serviço por esses dois sinais.

Então vale começar do começo.

A contabilidade faz três coisas

Ela pode fazer mais, mas o núcleo é este:

1. Mantém a empresa em dia. Toda empresa deve declarações e obrigações a vários órgãos ao mesmo tempo: Receita Federal, prefeitura, estado, e mais o que a atividade específica exigir. Cada uma tem prazo próprio e multa própria. Essa é a parte que quase todo escritório entrega, porque ela é obrigatória e o atraso aparece rápido.

2. Calcula quanto a empresa deve pagar. A apuração dos tributos do mês. Também é obrigatória, também aparece rápido quando falha.

3. Mostra em número se a empresa está ganhando ou perdendo dinheiro. Esta é a que se perde no caminho — e é a única das três que serve para você decidir alguma coisa.

Por que a terceira some

Não é má vontade. É que as duas primeiras têm prazo e a terceira não tem.

Quando uma equipe está apertada, o que tem prazo é feito e o que não tem espera. Como ninguém multa um escritório por não explicar o resultado do mês ao cliente, a explicação vai ficando para depois — até que "depois" vira o padrão, e o cliente se acostuma a receber só a guia.

O problema é que a terceira é a que responde às perguntas que o empresário realmente tem:

• Este mês foi melhor ou pior que o anterior? Por quê?
• Aquele produto novo está se pagando?
• Dá para contratar mais uma pessoa?
• Se eu tirar mais dinheiro da empresa este mês, sobra caixa para os impostos do próximo?

Nenhuma dessas perguntas se responde olhando uma guia de recolhimento.

O que muda quando a terceira existe

Um exemplo comum, de comércio. Uma loja vinha faturando bem e o dono estava satisfeito — o movimento era bom, a conta bancária tinha saldo. Quando o resultado passou a ser apurado com o estoque conciliado de verdade, apareceu que uma linha de produto grande em volume tinha margem quase zero depois do custo de reposição. Ela ocupava metade da prateleira, gerava metade do trabalho e não sustentava nada.

Nada disso era invisível. Estava nos números o tempo todo. O que faltava era alguém colocar os números lado a lado e dizer o que eles significavam.

Outro exemplo, de prestação de serviço. Um profissional retirava da empresa um valor fixo todo mês, sem relação com o resultado. Quando a contabilidade passou a apurar o lucro de verdade, ficou claro que em vários meses ele estava retirando mais do que a empresa tinha gerado. Não era um problema imediato, mas era um problema — a diferença estava sendo coberta por caixa que existia para outra coisa.

Como saber se você tem as três

Não precisa de auditoria. Três perguntas resolvem:

Você recebe algum relatório além da guia? Se a única coisa que chega todo mês é o boleto do imposto, provavelmente você tem as duas primeiras e não tem a terceira.

Você entende o que recebe? Receber um balanço em PDF que ninguém explicou não é a mesma coisa que ter a informação. O documento existir e a informação chegar são coisas diferentes.

Quando você pergunta algo, a resposta vem em quanto tempo — e em que língua? Uma resposta que precisa ser traduzida por você mesmo não terminou de ser dada.

E se faltar a terceira?

Aí existem dois caminhos, e o primeiro nem sempre é trocar de escritório.

O primeiro é pedir. Muita gente nunca pediu. É razoável marcar uma conversa com quem cuida da sua contabilidade hoje e dizer, com essas palavras: "eu quero entender o resultado da empresa todo mês, e quero que alguém me explique." Boa parte dos escritórios consegue atender a esse pedido quando ele é feito de forma clara.

O segundo é procurar quem já trabalhe assim por padrão. Se o pedido foi feito e nada mudou, ou se a conversa mostra que aquela não é a forma de trabalhar daquele escritório, aí a troca faz sentido — e ela é mais simples do que a maioria imagina.

O ponto

Contabilidade não é papelada. Papelada é o meio.

O que ela produz, quando produz por inteiro, é a resposta para a pergunta que todo dono de empresa faz de alguma forma: estou indo bem? Se essa resposta não está chegando até você, alguma coisa está faltando — e vale a pena descobrir o quê.